Política de privacidad

Dos flujos de datos

Esta política abarca dos flujos de datos distintos que se tratan de forma diferente:

• Datos del sitio: envíos a través de los formularios públicos, cookies y analítica opcional en vitacorexllc.com. Se rigen por esta política de privacidad.
• Datos del operador: datos tratados durante los encargos en virtud de una carta de encargo firmada (y, a solicitud, de un Anexo de Tratamiento de Datos). Se rigen por las cláusulas del DPA resumidas en la página Subprocesadores y DPA y por los requisitos de tratamiento de datos del propio operador cuando sean más estrictos.

Salvo que se indique lo contrario, las secciones siguientes se aplican a los datos del sitio. Las secciones sobre datos del operador se señalan expresamente.

Información que usted envía a través del sitio público

• Nombre, empresa, número de teléfono, dirección de correo electrónico y los datos que usted introduce en los formularios públicos.
• Archivos o borradores de paquetes que usted decide subir a través de la admisión estructurada.
• Contexto como la línea de servicio seleccionada, la urgencia y otra información de enrutamiento del formulario.

Cómo se usan los datos del sitio

• Para enrutar, revisar y responder a las solicitudes.
• Para medir qué páginas públicas y campañas generan consultas.
• Para mejorar el rendimiento del sitio, el manejo de formularios y las rutas de conversión.
• Los datos del sitio no se venden ni se alquilan. Cuando la analítica consentida (GA4) está activa, los datos de medición se agregan y se conservan según las opciones elegidas en el banner de consentimiento. Con una divulgación expresa e independiente (consulte la sección Audiencias de marketing más abajo), las direcciones de correo electrónico de contactos comerciales, en forma de hash, pueden compartirse con Google únicamente para la coincidencia de audiencias publicitarias; nunca se revenden ni se usan para publicidad ajena a VitaCoreX. Los datos de encargos del operador nunca se usan para ningún tipo de marketing.

Límite importante en el manejo de archivos

Los formularios públicos están pensados para documentos comerciales generales y materiales no regulados. No suba registros regulados altamente sensibles, historiales médicos sujetos a HIPAA, registros financieros sujetos a GLBA ni otros materiales que requieran un flujo de trabajo seguro específico, salvo que antes se haya acordado una coordinación segura. Para encargos con datos regulados, la vía de admisión correcta es la Admisión estructurada de casos, seguida de una carta de encargo y, cuando corresponda, un Acuerdo de Socio Comercial (Business Associate Agreement).

Cookies y consentimiento

El sitio utiliza un banner de consentimiento que distingue la funcionalidad esencial de la analítica opcional o la medición de marketing. Los visitantes pueden elegir solo lo esencial, solo analítica o el consentimiento completo, cuando esté disponible. Consulte la Política de cookies para ver el inventario específico de cookies.

Audiencias de marketing (Google Customer Match)

VitaCoreX puede subir direcciones de correo electrónico de contactos comerciales con hash a Google Ads Customer Match con el único fin de crear audiencias coincidentes para nuestra propia publicidad en las redes de Google Search, Display y YouTube. El hash se aplica antes de la transmisión; Google recibe un hash unidireccional SHA-256, no el correo electrónico en texto plano.

• Alcance: solo contactos de operadores B2B: grupos dentales, redes de atención médica, operadores de flotas, empresas de suscripción, firmas de servicios por contrato y prospectos comerciales similares. Los correos electrónicos de clientes particulares (inmigración, automóviles, revisión de contratos) quedan excluidos por política y nunca se suben.
• Limitación de la finalidad: coincidencia de audiencias solo para la publicidad de VitaCoreX. Google no usa los datos subidos para su propia publicidad ni para mejorar la segmentación de otros anunciantes. Google conserva los datos con hash solo durante el proceso de coincidencia y los elimina cuando la lista se borra o caduca.
• Base jurídica: intereses legítimos en la publicidad B2B (art. 6(1)(f) del RGPD, cuando corresponda). Para los contactos de EE. UU., el tratamiento es coherente con el uso con fines comerciales de la CCPA; no “vendemos” información personal según la definición de la CCPA.
• Derecho de exclusión: escriba a info@vitacorexllc.com con el asunto “Customer Match Opt-Out” para quedar excluido de forma permanente de cualquier carga actual o futura de audiencias de marketing. La eliminación de las audiencias de Google existentes suele tardar 7 días.
• Subprocesador: Google LLC (Mountain View, CA, USA) actúa como nuestro encargado del tratamiento de los datos de Customer Match conforme a los Google Ads Data Processing Terms (Condiciones de Tratamiento de Datos de Google Ads).

Servicios de terceros y subprocesadores

La entrega de formularios, la programación de citas en el calendario, la analítica, la infraestructura de correo electrónico, el CRM, la firma de documentos y la medición opcional de campañas dependen de servicios de terceros identificados. La lista completa (proveedor, finalidad, categorías de datos afectadas y región) se publica en la página Subprocesadores y DPA y se actualiza cuando se añaden, cambian o eliminan proveedores (aviso estándar de 30 días; plazo de objeción de 15 días; aviso de emergencia de 5 días para cambios motivados por la seguridad).

Datos del operador: limitación de la finalidad y alcance

Se aplica a los datos de los encargos, no a los datos del sitio. Los datos del operador tratados durante los encargos se usan solo para las finalidades indicadas en la carta de encargo. No se reutilizan para marketing, para el entrenamiento de modelos de IA de uso general ni para otros encargos. Los datos del operador permanecen aislados en un almacenamiento limitado al encargo, con acceso restringido al equipo designado para ese encargo.

Conservación y destrucción

Datos del sitio: los envíos de formularios se conservan mientras la consulta esté abierta y 36 meses más para el análisis de patrones; después se agregan o se eliminan. Los datos de analítica siguen el plazo predeterminado de 14 meses de GA4, salvo que usted se excluya.

Datos del operador: la conservación predeterminada es la duración del encargo más 90 días, salvo que el operador solicite por escrito una conservación más prolongada. Al cierre se emiten certificados de destrucción que indican qué se destruyó y el método utilizado. Los encargos en el entorno del operador no requieren ninguna acción de destrucción por nuestra parte: el acceso se revoca al cierre. La matriz completa de conservación está en la página Seguridad y cumplimiento.

Notificación de violaciones de seguridad

Si VitaCoreX tiene conocimiento de una violación de seguridad de datos personales o de datos del operador, se notifica al operador afectado (para los datos de los encargos) o a la persona afectada (para los datos del sitio, cuando proceda la notificación individual) sin demora indebida y, en ningún caso, más tarde de 72 horas después de tener conocimiento. La notificación incluye el alcance de los datos afectados, los sistemas afectados, las medidas iniciales de contención y una persona de contacto designada para el proceso de corrección. Consulte la postura de respuesta a incidentes en la página Seguridad y cumplimiento y la cláusula del DPA en la página Subprocesadores y DPA.

Sus derechos y solicitudes de los interesados

Las personas cuyos datos constan en los formularios del sitio o en los registros de los encargos pueden solicitar, dentro de los límites impuestos por una retención legal (legal hold) o un litigio en curso:

• La confirmación de qué datos se conservan y de la finalidad del tratamiento.
• Una copia portátil de los datos que usted envió (CSV/PDF/JSON cuando sea posible).
• La rectificación de datos inexactos.
• La supresión de datos, sujeta a las obligaciones de conservación conforme a la ley aplicable y a las cartas de encargo vigentes.
• La retirada del consentimiento para la analítica opcional en cualquier momento a través del banner de consentimiento de cookies.

Envíe las solicitudes al (888) 794-8292 o mediante el formulario de contacto con el asunto “privacy request”. El plazo de respuesta habitual es de 10 días hábiles; puede requerirse la verificación de la identidad del solicitante en las solicitudes no triviales. Para los datos de los encargos, las solicitudes se tramitan a través del operador (responsable del tratamiento) y no directamente con VitaCoreX.

Transferencias internacionales

Todos los datos del sitio y todos los datos del operador se almacenan y tratan en infraestructura ubicada en EE. UU. con proveedores de nube estadounidenses. En el funcionamiento ordinario, ningún dato de clientes o del sitio se almacena, se trata ni transita por jurisdicciones fuera de los Estados Unidos. Si un encargo futuro requiere una postura diferente, se documenta en la carta de encargo indicando por escrito el mecanismo de transferencia aplicable.

Ley aplicable y jurisdicción

El tratamiento de los datos del sitio se rige por las leyes del Estado de Florida, Estados Unidos, sin tener en cuenta los principios de conflicto de leyes. El tratamiento de los datos de los encargos se rige por la carta de encargo y, cuando corresponda, por su DPA.

Cambios en esta política

Los cambios sustanciales se anuncian en esta página con una nueva fecha de “Última actualización” en la parte superior. En los encargos con un DPA firmado, los cambios en el tratamiento de datos que afecten sustancialmente a los datos del operador se comunican directamente al contacto designado del operador con un plazo de aviso de 30 días, salvo que el cambio esté motivado por la seguridad, en cuyo caso se aplica el aviso de emergencia de 5 días.

Contacto

Preguntas relacionadas con la privacidad: formulario de contacto (asunto “privacy”) o llamada/mensaje de texto al (888) 794-8292. Los contactos de compras también pueden dirigirse al punto de contacto de compras designado en la carta de encargo.